GTD vs 备忘录、待办事项、日历

人总是有惰性的,如果不管理好时间,那什么事都做不成。我有时会有一种非常奇怪的感觉,不知道该做什么,但又不想做什么,然后开始寻找消磨时间的方法。至少昨天刚进入了这种状态…

怎么把时间有效的管理起来这是个问题,幸运的是我肯定不是第一个碰到这种问题的人,你也不是。这方面已经有许多的研究及方法,但关键是怎样执行?我尝试过一些不同的软件来帮助我解决这方面的问题,在用过一些软件后,主要有两类:GTD vs 备忘录、待办事项、日历。

GTD

实现这类方法的软件有很多种,而且各个软件提示的功能也不尽相同,但最基本的功能都是一样的,如:创建任务;结束任务。这些软件不尽相同的地方主要在于简单或复杂,完整的GTD里面还是有许多元素的,比较有代表性的软件,如:Things。而最近在iOS上非常火的TODO软件Clear,则是另一个极端,异常简洁,界面也是如此。我现阶段在使用的Wunderlist是一款适中的软件,功能位于前两款软件之间。

选择GTD软件是一个非常头痛的问题,因为现在这类软件太多了:(,选择的成本有点大。网上的文章很容易带来非常主观的看法,在自己使用时会觉得非常在别扭,如果你也有这种感觉那就继续看下去吧,否则就当笑话吧。每个对GTD的需求是不一样的,因为你可能会应用到不同的场景上,这直接影响到你对这类软件的需求程序。比如:如果你只想维护一组购物清单,那么用Things就比较重量级,因为软件本身就比较复杂,不要跟我说也只需要输入标题。而像Clear就再适合不过了,没有什么更高级的选项。当你有一个工作计划后,你可能需要建立一个任务列表来维护一组任务,并且会给某些任务设定完成时间或优先级。比如:我在使用Wunderlist的过程中,我会建立列表来维护一些将要做的任务,可能是购物清单或者某个项目的开发任务,这一切都运行的不错,能够满足我的要求。但在使用一段时间 后,我又发现了一些新的问题,比如:我需要管理我的项目,规划项目的进度,而不是获得一组任务,这提高了对GTD软件的需求,如果继续使用Wunderlist的话,我需要建立更多的列表,这时Things可能会是更好的选择,创建一个项目后,通过Tag来细化任务。随着需求的变化对GTD的需求也发生着变化,只有选择合适的软件后才能帮你更好的工作。

备忘录、待办事项、日历

其实,最开始我没有想到这三类软件应该是一起使用的,在看了Lotus Notes 8.5.1 时间管理实践这篇文章以后,我感觉豁然开朗。其实待办事项与GTD非常类似,如何单独使用也可以达到GTD的效果,这类方法我觉得更系统一些,更适合在企业中使用,而GTD更适合个人。通过备忘录来确定一个目标来制定一个计划,使用GTD让我烦恼的是没有主体目标,因为细分成不同的任务,而且GTD不建议创建未来很长时间的任务,所以整个进度需要在你脑中有比较清晰的安排。而没有日历项则不能回顾已经完成的事情。这些东西在Outlook里一样不少,Mac OS X上的Mail和iCal也有这样的东西,在最新的iOS5中,这些东西也一样不少。曾经尝试使用Mail的备忘录来做为这种模式的起点,可Mail的备忘录非常不给力,还造成过数据丢失,搞的我最后使用RTF文件来管理项目目标。不过在10.8中备忘录被单独独立出来了,等正式版本出来后一定要再试试。

直到现在我依然在选择一种最合适的方式来满足我的需求。